Een dag uit het leven van

De grote lijnen kent hij wel, want hij hoort wel eens verhalen van me. Bijvoorbeeld over uitzonderlijke voorvallen (natuurlijk rekening houdend met privacy) of vanuit teleurstelling als iets niet is gelukt.

‘Om te beginnen’, vertel ik, ‘loopt een dag zelden zoals van te voren gepland.’ Een waarheid als een koe. Mijn agenda is normaal gesproken overzichtelijk: intakes met hulpvragers (zo noemen we inwoners die bij ons een aanvraag doen), kennismakingsgesprekken tussen hulpvrager en vrijwilliger, intakes met vrijwilligers, (tussentijdse) evaluatiegesprekken met hulpvrager en vrijwilliger, en ten slotte contact via telefoon, e-mail en Whatsapp met verwijzers, vrijwilligers en hulpvragers.

Spin in het web

Je zou kunnen zeggen dat dit de basis van mijn werk is. Als coördinator ben je de spin-in-het-web tussen deze drie mensen. Sjiek gezegd: je voert de regie over het hele proces van aanmelding tot afsluiting van een aanvraag. Omdat mijn baan parttime is – ik werk op maandag, dinsdag en woensdag – plan ik maximaal drie huisbezoeken en/of afspraken op kantoor per dag. Anders blijft er onvoldoende tijd over om alle werkzaamheden op te pakken die het gevolg zijn van spin-in-het-web zijn. Kortom: overal rekening mee gehouden.

De praktijk

Tot zover de theorie. De praktijk is weerbarstiger. ‘Dat begint ’s morgens al wanneer ik mijn e-mail open en mijn voicemail afluister’, leg ik uit. Er zijn altijd vragen, kwesties en uitdagingen die onverwachts opdoemen gedurende een dag. Het kan voorkomen dat een vrijwilliger voor een gesloten deur staat, terwijl er een afspraak was gemaakt om langs te komen. Vervolgens blijkt na een rondje bellen naar diverse zorgbureaus dat de hulpvrager een dag ervoor is overleden.

Het kan ook gebeuren dat een koppeling tussen hulpvrager en vrijwilliger averij oploopt en dat er intensief bemiddeld moet worden om de plooien waar mogelijk glad te strijken. Of zelf een inwoner naar het ziekenhuis rijden omdat het VervoersMaatje op het laatste moment ziek is geworden.

Dan heb ik het nog niet eens over de tweewekelijkse teamvergadering, overleggen met (toekomstige) samenwerkingspartners, basiscursussen geven aan onze nieuwe vrijwilligers, organiseren van bijeenkomsten zoals de zomerborrel of het teamuitje, overleg met onze projectvrijwilligers (die ons ondersteunen door bijvoorbeeld intakes over te nemen), voorlichtingen verzorgen op scholen en bij bedrijven, regelen van (afgeschreven) laptops voor onze hulpvragers die er zelf geen kunnen kopen, zelf trainingen volgen (zoals laatst over inclusie en diversiteit) en intervisiebijeenkomsten met onze vrijwilligers houden.

Mijn zoon kijkt me aan. ‘Dat klinkt best druk.’ ‘Soms wel’, reageer ik. ‘Dan zijn het echt drukke dagen. Maar het is goed te doen.’

Want er is nog veel meer, zoals afstemmen met collega’s over de aanpak van een bepaalde aanvraag, lezen van achtergrondmateriaal om kennis actueel te houden, deelnemen aan een werktafel over werkende armen, meedenken over de vormgeving en inhoud van onze nieuwe websites, schrijven van nieuwsbrieven voor onze vrijwilligers,

intercollegiaal overleg binnen de cluster waar we deel van uitmaken, (her)schrijven van een handboek voor onze vrijwilligers, begeleiden van stagiairs en studenten die bij ons opdrachten uitvoeren en mede organiseren van thema-avonden voor de vrijwilligers.

‘Goh’, reageert mijn zoon. ‘Best afwisselend. Vraagt behoorlijk wat flexibiliteit.’ ‘Klopt’, antwoord ik. ‘Daarom is het zo leuk!’ ‘En vergeet niet dat we met een team van elf coördinatoren zijn’, voeg ik nog toe.

‘Voor mijn collega’s geldt natuurlijk hetzelfde. Zij hebben zo nu en dan ook van die chaotische dagen. Gelukkig kunnen we het goed met elkaar vinden, dus als we zien dat er iemand overloopt, nemen we gewoon dingen van elkaar over. Bovendien draai ik dit project samen met collega’s, dus ik sta er nooit alleen voor.’

Mijn zoon knikt instemmend. ‘Mooi. Dus zo ziet jouw werkdag er uit.’ Ik lach. ‘Ja, zo ongeveer. Niets is zo veranderlijk als ons werk.’