_BT Clear

Zirop

Het rampenplan van het ziekenhuis

Ziekenhuizen zijn wettelijk verplicht zich voor te bereiden op rampen en grootschalige ongevallen. Daarom heeft ieder Nederlands ziekenhuis een zogeheten Ziekenhuis Rampen Opvang Plan (ZiROP), een plan waarin beschreven staat wie wat moet doen in het geval van een ramp. “Ik heb nooit meegemaakt dat het voor grootschalige opvang in werking getreden is, maar deze zomer zijn er wel twee patiënten binnengebracht van wie we vermoedden dat ze Ebola hadden”, vertelt Anneke de Vries, crisiscoördinator in het UMCG. “Communicatie is bij zo’n calamiteit een van de belangrijkste taken. Ik probeer mensen altijd met elkaar in gesprek te brengen om ervoor te zorgen dat ze in samenwerking met elkaar iedere crisis te lijf kunnen.”

_BT Clear

In het UMCG treedt het ZiROP in werking wanneer er slachtoffers van een ramp naar het ziekenhuis komen, dus bij een externe ramp, en bij calamiteiten intern, als er bijvoorbeeld grootschalige ICT- of nutsuitval is. “Voor beide soorten rampen zijn soms andere teams actief, maar het plan is hetzelfde,” aldus De Vries. “We brengen ongeacht het soort crisis altijd dezelfde crisisstructuur in de lucht. Daardoor doe je namelijk veel ervaring op met rampen en calamiteiten. Als er zich dan een echt grote crisis voordoet met veel slachtoffers, dan ben je goed voorbereid.”

Rampenplan in de praktijk

Bij voorbereiding op crises, calamiteiten en rampen voert De Vries verschillende taken uit als crisiscoördinator. “Ik zorg er samen met mensen in de organisatie voor dat ze een plan klaar hebben liggen voor als er een crisis uitbreekt. Ook verzorg ik trainingen en oefeningen.” Als er dan een calamiteit is, zoals met een patiënt die misschien Ebola heeft, hoe dan verder? “De afspraak is dat de dienstdoende coördinator, in dit geval een deskundige van de afdeling infectiepreventie, de patiënt bij ons aanmeldt. Hij neemt contact op met de directeur om te vertellen wat er aan de hand is en samen spreken ze af dat het ZiROP in werking treedt. Dat is ook het punt waarop het crisisbeleidsteam, bestaande uit een vast aantal portefeuillehouders, wordt opgeroepen. Voor iedere portefeuille wordt een functionaris opgeroepen. Daarbij moet je bijvoorbeeld denken aan een medisch coördinator, een persvoorlichter en iemand die de verslaglegging doet. We komen samen in het actiecentrum, een lokaal waar we allemaal voorzieningen hebben, zoals onze taakkaarten. Daar bespreken we de situatie.”

Blijven communiceren

Die bespreking is altijd volgens dezelfde methode gestructureerd. “Structuur is erg belangrijk”, benadrukt De Vries. “Portefeuillehouders hebben een eigen aandachtsgebied, hebben daar kennis van en weten wie ze bij het team moeten betrekken om de benodigde informatie op tafel te krijgen. Iedereen weet wat hij of zij moet doen: er wordt veel geoefend met het protocol. We hebben best een grote crisisorganisatie, dus het is niet altijd zo dat iedereen betrokken is bij een calamiteit of crisis. Daarom maak ik tijdens trainingen gebruik van situaties die zich in het afgelopen jaar hebben voorgedaan. Die probeer ik dan in een oefening na te bootsen, zodat ook anderen daarvan leren.” De kernboodschap van die trainingen? Blijven communiceren. Dat geldt niet alleen voor alle portefeuillehouders met hun eigen achterban, maar ook organisatiebreed.

Crisis App

Om ervoor te zorgen dat iedereen te allen tijde weet wat zijn of haar taak is tijdens een crisis, lanceerde het Academisch Medisch Centrum (AMC) kortgeleden een Crisis App. Daarmee hebben de betrokkenen met een druk op de knop het crisisplan, de bijbehorende taakkaarten, (bel)schema’s en formulieren die ingaan ten tijde van een ramp tot hun beschikking. In het UMCG wordt nog niet met deze app gewerkt, maar wordt door de traumatologen wel met een Trauma-app gewerkt waar ook hun ZiROPtaakkaarten op staan. De Vries: “Daarnaast maken we soms wel een whatsappgroep aan met de mensen die op dat moment in het crisisbeleidsteam zitten, zodat je snel informatie kunt uitwisselen, als je niet bij elkaar zit. We zijn daarnaast aan het zoeken naar hoe je snel, maar tegelijkertijd ook goed beveiligd informatie kunt delen met de rest van de organisatie. Veel ervan is natuurlijk vertrouwelijk.”

Aansluiten bij de organisatie

Heldere communicatie, duidelijke structuur en een goede voorbereiding zijn daarom de peilers waar De Vries voor staat in haar coördinatie. “En zo veel mogelijk aansluiten bij de reguliere organisatie. Niet iets nieuws verzinnen, maar zo veel mogelijk functionarissen het werk laten doen dat ze dagelijks al doen. Als je iets nog niet vaak genoeg hebt gedaan, dan kun je het niet als de druk heel hoog is. Ook niet met een Crisis App. Door elke keer dezelfde crisisorganisatie in de lucht te brengen met dezelfde structuur, doet iedereen veel ervaring op. Dat is de meerwaarde van onze werkwijze.”

_BT Clear

VUmc geëvacueerd na wateroverlast

Ziekenhuizen proberen zich voor te bereiden op rampen en ongevallen, maar de praktijk is vaak weerbarstiger. Dat bleek toen het VU Medisch Centrum (VUmc) in Amsterdam op 8 september geëvacueerd moest worden na wateroverlast. Een breuk in een waterleiding van het Waternet in de Van der Boechorstraat was de boosdoener.


_BT Clear

Het VUmc ging over op het noodplan en probeerde de noodaggregaten in te schakelen. De stroom tot aan het ziekenhuis was daarmee gegarandeerd, maar in het VUmc liep het vervolgens mis. Door het water konden de acute afdelingen en de polikliniek niet opengehouden worden en moest tot evacuatie worden overgegaan. Patiënten werden of ontslagen uit het VUmc of elders opgevangen.

Problemen

Het probleem zat in het ketelhuis, dat de watervoorziening regelt. Met het onder water lopen hiervan, bestond het risico van kortsluiting bij het opstarten van elektrische apparatuur. Het VUmc kon niet openblijven nu er problemen met water en apparatuur waren. Doordat de liften ook niet functioneerden ontstond vertraging bij de evacuatie. Het verkeer ondervond ook hinder, vanwege het patiëntenvervoer naar ziekenhuizen in de regio. En omdat de website niet werkte, moest gecommuniceerd worden via Twitter.

Heropening

Op 22 september konden de eerste operaties weer worden uitgevoerd. Diverse testen op inmiddels geplaatste noodvoorzieningen zorgden ervoor dat de infrastructuur in het ziekenhuis weer werkt. Op 23 september werd ook de afdeling spoedeisende hulp geopend, waarmee het ziekenhuis weer volledig in gebruik is. De schade? Ruim 50 miljoen euro.

Beoordeling aanpak

In de praktijk blijkt een ramp moeilijk te managen. Het VUmc kreeg kritiek op het trage verloop van ontruiming, maar handelde, omdat er geen direct gevaar was, liever voorzichtig dan snel. De Onderzoeksraad voor Veiligheid zag geen aanleiding voor een onderzoek naar de manier waarop de VUmc-leiding de crisis heeft aangepakt.

_BT Clear